ゼッタリンクス株式会社 | Zetta Linx Inc.

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t NetPresenterPro EX  導入事例

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導入企業様のご紹介

JKホールディングス株式会社 財務経理部 IT課 内部統制室

JKホールディングス株式会社
財務経理部 IT課 課長
内部統制室(IT担当)兼務
佐々木洋司 氏

JKホールディングス株式会社 JK Holdings Co., Ltd,
本社:東京都江東区新木場 創業:昭和12年

総合建材卸売・合板製造木材加工・総合建材小売・住宅建設などの事業を中心に、傘下の子会社・関連会社は70社に及ぶ(平成24年3月末現在)。「快適で豊かな住環境の創造」を企業理念とし、より良い住宅資材を適正価格でお客様の要望される場所にお届けすることを目標に営業活動を展開。また、単にモノを販売するだけでなく、お客様に経営のノウハウを提供することで共存共栄を図る仕組みづくりや、建築資材の安定供給企業としての信用力向上にも努めている。2012年、創業75周年を迎えた。

導入の背景とねらい

多くのグループ会社の役員を集めて行われる会議で消費される書類はA4換算で毎月2,000枚以上。その印刷にかかるコストもさることながら、その準備にかかる時間や手間、そしてリスク管理も大きな課題だった。

60台のPCがずらりと並ぶ、本社新木場タワーの大会議室。ここでは、毎月2回、JKホールディングス株式会社の子会社・グループ会社の役員を集めた経営会議が行われる。
NetPresenterPro EX(ネットプレゼンタープロイーエックス、以下、NPEX)の導入前は、その会議のたびに出席者60名×10~20枚の書類を用意する必要があった。その準備にかかるコストとして、佐々木氏が注目したのは人件費だった。

会議の開催日が近づくと、担当者は、まずその会議で使用するデータを集め、それをまとめる。ここまでの工程はほとんどがPC上で完結する。しかしここからが大変だったという。できるだけ業務に差し支えのない時間に出社し、出席人数分、長い時間をかけて印刷する。時には手作業でホチキス留めをすることもあった。しかも会議の性質上、データの内容に差し替えが発生することもあり、そのたびにデータを作り直し、再印刷が必要となる。そのため、担当者は会議の数日前から会議の準備にほとんどの業務時間を費やし、生産効率が非常に下がってしまっていた。

「会議が始まる数時間前まで資料の準備に奔走するスタッフもいました。そんな状態では、『資料を準備すること』が目的となってしまう。会議の本来の目的は、正しい情報をもとに、話し合い、判断をすること。資料作りに時間と手間をかけてばかりでは、その資料やデータの品質、正確性すら維持できなくなってしまいます。それでは何のための会議なのかわからないし、会議の判断を誤るという最大のリスクにつながりかねません。そこで、会議の準備の手間を最小限に、そして会議の質を上げられるツールを検討するようになりました。」(佐々木氏、以下同)

導入までの検討事項:紙のメリットとデメリット

手間を最小限に抑える、まずは紙の準備が要らないPCを使ったペーパーレス会議にしてはどうかと、いろいろなツールを検討し、
関係者にも意見を求めた。

「検討当初は、賛否両論でした。たとえば、紙には紙のメリットがあるという意見です。『書き込むことができる』『持ち運びができ、移動中に目を通すことができる』などのメリットがあるのは確かです。しかし、内部統制やコンプライアンスの観点から言えば、それらのメリットは同時に大きなリスクもはらんでいます。書類を移動中に紛失したらどうなるか。経営に関わる重要な情報が記載されている資料です。そんなリスクは冒せません。」

また、会議の方法にも問題があったという。

「手元に紙の資料を配って、中央のスクリーンに同じものを投影する形をとっていたのですが、印刷で字がつぶれてしまったり、スクリーンでは読みにくい字や色遣いもある。これも同様に会議の方向性を誤る原因となってしまいます」

導入の効果と社内の評価

全60台を数十秒で起動できるスピード感と情報がしっかり伝わることで会議の質も向上。会議の新しい形としてすぐに定着しました。

いろいろなツールを検討した結果、2012年2月にNPEXを導入。効果はすぐに現れた。
「PC60台とNPEX60ライセンス分を導入すると、その効果は会議に出席するみなさんの集中度に現れました。目に見えて効果的だったのは議長のPCから画面転送ができることでした。資料が手元のPCで鮮明に表示されるので、まず見落としがない。いままではスクリーンに投影していましたから、それが目の前で、自由に拡大したりスクロールできるようになった。紙の場合と比べて乱丁落丁もなく、資料に目を通す作業自体がとても楽になりました。」
会議の準備にも劇的な変化があった。
「初回こそ、今までのように会議の数日前から準備に入っていましたが、資料をメールで会議の担当者に送ってしまうと作業終了。拍子抜けしてしまい、誤字脱字のチェックを再度のんびりできたくらいです。」
また、遠方から出席していた役員は、
「緊張感のある会議が終わった後に何百枚もの資料をかばんに入れるとなると気が重くなっていた。今では、会議後にメールでデータのやりとりをしたり、情報交換も活発になった。」と会議の質的な向上を語る。
「当日会議の運営にあたるスタッフも、今までは毎回5~6名必要でしたが、今では1人でも進行できるくらいです。手間が減った分、資料の質を高めたり、ほかの業務ができたりと、費用対効果の面でも申し分ないツールです。」(佐々木氏)

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JKホールディングス様が活用されている NetPresenterProの機能

  • 電源管理 … 60台のパソコンを一斉に起動し、数十秒で会議を始められる状態に。
  • ネームプレート … 登録した配置で画面に名札を表示し、出席者が多くても素早く席に誘導。
  • 資料の配布/回収/提出 … 全国から送られた資料を議長が集約し、出席者のPCに瞬時に配布。
  • 画面転送コントロール … 議長PCから任意のPCに画面を転送。
  • マーキングと画面保存 … 説明しながら重要な箇所に○を付けるなどができ、意識の集中に効果的。
  • 動画転送 … 高画質な映像(ファイル映像/ライブ映像も可)を転送でき、プレゼンなどに活用。
  • 環境復元 … 会議終了後にハードディスクをリカバリー。情報を自動消去し、セキュアな状態を保つ。

今後の展望

「我が社は創業以来75年、木材等の建築資材の卸売りを生業とし、地球環境保全についても非常に意識しており、ISO14001の認証も受けました。その点で、毎月2,000枚以上、年間1万枚以上の紙を削減できたことはとても価値のあることです。また、会議を省力化してスタッフ各自の業務に時間を振り分けることができたことは、長期的に業績に貢献することでもあります。経営に関わる重要なデータを扱うわけですが、PCをリカバリーする機能との合わせ技で、非常に高いセキュリティが維持でき、内部統制室としても安心して運用しています。また、NPEXの機能は、会議以外の場、例えば新人研修の場面などでも活用できると思います。今後はグループ会社の会議でも導入を推進していけたらと考えています。」


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